يُشكل رؤساء اقلام الاقتراع في هذه الاثناء هيئة القلم تمهيداً لفتح صناديق الاقتراع أمام الناخبين، وعادة يجري تفقد الصناديق والتأكد من عدم وجود مظاريف داخلها ليتم إقفالها، ويستلم رئيس القلم مفتاح وكبير السن من أعضاء هيئة القلم المقتاح الثاني في عملية تشاركية لحفظ شرعية وصدقية الانتخابات.